Program komputerowy ACL do pobierania i analizy danych

Doświadczenia resortu sprawiedliwości

Przegląd Służby Cywilnej
Departament Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów
Nr 3 (24)
MAJ–CZERWIEC 2013
ISSN 2082–193X

 

Od 2011 r. komórki audytu wewnętrznego w sądach apelacyjnych i okręgowych, prokuraturach apelacyjnych i okręgowych, a także w Ministerstwie Sprawiedliwości do pobierania i analizy danych używają programu komputerowego ACL Desktop Edition 9.1. W roku 2011 Ministerstwo Sprawiedliwości zakupiło 116 licencji tego oprogramowania w ramach realizacji projektu „Zwiększenie efektywności realizacji zadań przez jednostki wymiaru sprawiedliwości” (Programu Operacyjny Kapitał Ludzki – Priorytet V „Dobre rządzenie”, Zadanie nr 5 – Poprawa efektywności pracy audytorów wewnętrznych resortu i Wydziału Kontroli Biura Ministra). Wszyscy użytkownicy ACL-a przeszli ponadto dwuetapowe szkolenie z obsługi oprogramowania, również współfinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego.

Podstawową zaletą programu ACL jest uzupełniający charakter wielu jego funkcji względem popularnych pakietów biurowych (np. arkusz kalkulacyjny). To, co jednak czyni go wyjątkowo użytecznym dla audytorów wymiaru sprawiedliwości, to możliwości w zakresie integrowania danych, rozszerzonej analizy i możliwość automatyzacji działań. Program jest szybki w działaniu, nie ograniczony wielkością ani baz danych, ani liczbą rekordów.

 

Integrowanie danych

Program ACL wczytuje dane z bardzo wielu różnych źródeł: z arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, a nawet z dokumentów zeskanowanych do formatu ACL. Szczególnie ciekawym rozwiązaniem jest wczytywanie danych z PDF-ów i prostych plików tekstowych (tzw. raportów). Wystarczy odpowiednio zaznaczyć poszczególne pola w dowolnym wierszu z danymi, a program „domyśla się”, gdzie znajdują się pozostałe rekordy i je wczytuje (patrz zrzut ekranu poniżej).

 

ACL - Pobieranie danych z pliku PDF

Zrzut ekranu. Pobieranie danych z pliku PDF

 

ACL umożliwia również eksport danych do innych programów i formatów (np.: .txt, .xml, .xls, .dbf, .mdb). W praktyce najczęściej wysyła się dane z ACL do arkusza kalkulacyjnego. Typowa sekwencja działań wygląda następująco: wczytanie danych przez ACL, obróbka i analiza, eksport do arkusza w celu wykonania wykresów. ACL posiada funkcję tworzenia wykresów, jednak w tym obszarze więcej możliwości znajdziemy w popularnym arkuszu kalkulacyjnym.

 

Analiza danych

ACL posiada rozbudowaną część analityczną. Trudno w tym miejscu omówić wszystkie możliwości w tym zakresie, ale mając wieloletnie doświadczenie z arkuszami kalkulacyjnymi, znając ich zarówno mocne, jak i słabe strony i ograniczenia, za najciekawsze i najbardziej przydatne funkcje ACL można uznać grupowanie, tworzenie relacji i grupę funkcji: kategoryzuj, histogram i wiek.

 

ACL - Lista funkcji do analizy danych

Zrzut ekranu. Lista funkcji do analizy danych

 

Relacje tworzy się łatwo (w graficzny sposób) i umożliwiają one sprzęganie danych z różnych tabel (co znacznie poprawia ich organizację i przejrzystość). Poniższy przykład pokazuje stworzoną, dość skomplikowaną na pierwszy rzut oka, relację, która pozwala stosunkowo łatwo, bez modyfikacji dość dużej tabeli głównej (patrz pasek dolny – 75 567 rekordów) dołożyć krótkie, ale istotne informacje z pięciu innych tabel.

 

ACL - Tworzenie relacji

Zrzut ekranu. Tworzenie relacji

 

Funkcje kategoryzuj, histogram i wiek działają bardzo podobnie (tylko dla różnych typów pól) i pozwalają w szybki sposób uzyskać liczność populacji (i ewentualne sumowanie wybranych pól) w zadanych przedziałach wartości pola kluczowego. Przykładowo, przy bazie faktur możemy kilkoma naciśnięciami myszki uzyskać informacje, ile ich jest (jaka jest łączna wartość, średnia itp.) dla wartości Departament Służby Cywilnej KPRM 27 np.: poniżej 100 zł, od 101-200, 201-500 i powyżej 500 zł.

Funkcja grupuj znajduje zastosowanie szczególnie przy dużej bazie danych, gdzie przynajmniej jedno pole przyjmuje wartości powtarzalne (np. nazwisko pracownika, paragraf księgowania). Na poniższym przykładzie dużą bazę połączeń telefonicznych zgrupowano po prefiksie kierunkowym, jednocześnie sumując pola, czas i koszt połączenia (pole liczność dodaje się automatycznie i oznacza ono liczebność danej grupy).

 

ACL - Tabela wynikowa funkcji grupowania

Zrzut ekranu. Tabela wynikowa funkcji grupowania

 

Automatyzacja zadań

Kolejna funkcja to możliwość tworzenia makr. ACL posiada wbudowany język programowania, umożliwiający pisanie nawet bardzo rozbudowanych makr/programów. Jest też opcja nagrywania makr, która w dość prosty sposób umożliwia, nawet osobom bez większego informatycznego przy-gotowania, tworzenie makr do automatyzacji powtarzalnych czynności – w praktyce opcja ta najlepiej sprawdza się na etapie wczytywania danych, w przypadku ich otrzymania w wielu plikach o takiej samej strukturze (często zdarza się to na przykład przy zestawieniach miesięcznych).

We wrześniu 2013 r. odbędzie się konferencja dla audytorów wewnętrznych objętych wspar-ciem EFS, poświęcona wymianie doświadczeń w zakresie praktycznego wykorzystania programu podczas realizacji zadań audytowych w poszczególnych obszarach ryzyka, a tym samym poprawie efektywności pracy audytu. Relację z konferencji opublikujemy w jesiennym wydaniu „Przeglądu Służby Cywilnej”.

 

http://dsc.kprm.gov.pl/sites/default/files/psc_nr_324_mc_2013.pdf

Jakub Biel
Audytor wewnętrzny Sądu Okręgowego w Krakowie
Justyna Marszałek
Audytor wewnętrzny w Ministerstwie Sprawiedliwości