Zarządzanie spedycją i transportem

 

Efektywne zarządzanie spedycją i transportem

Transport jest krwioobiegiem gospodarki. Jest nieodzownym i niestety wrażliwym na zachwiania koniunktury elementem niemal wszystkich procesów gospodarczych. Powstał dość duży rynek zarówno po stronie popytu jak i podaży usług transportowych. Znalazło się tu również miejsce dla firm spedycyjnych i logistycznych, które często stanowią rodzaj powiązania pomiędzy dostawcą a klientem usług transportowych, jednocześnie optymalizując wykorzystanie dostępnych zasobów. O skuteczności i efektywności transportu decyduje szybkość podejmowania właściwych decyzji, opartych na bieżących i dokładnych informacjach. Konkurencję wygrywają przewoźnicy i spedytorzy, którzy są w stanie zagwarantować właścicielom ładunków terminowość wykonania usługi przewozu, zapewniając sobie jak najmniejszy koszt jej realizacji. W tym celu konieczne jest posiadanie informacji m.in. o bieżącej pozycji każdego pojazdu floty, sposobie jego eksploatacji i możliwościach w stosunku do wymagań ładunku czy czasu pracy kierowców.

 

Małe firmy, dysponujące kilkoma pojazdami, często poprzestają na ewidencji papierowej lub arkuszach kalkulacyjnych, możliwych do prowadzenia przez jedną lub dwie osoby. Rozwiązania te mają ograniczoną funkcjonalność, bez możliwości współpracy z zewnętrznymi systemami finansowo-księgowymi, rejestrami czasu pracy kierowców czy systemami monitoringu satelitarnego.

 

Rozwiązanie

Aby optymalnie wykorzystać zasoby transportowe, należy w czasie wykonywanego transportu mieć możliwość wykrycia następnej usługi np. w drodze powrotnej. W ten sposób można zwiększyć efektywność kursu. Dlatego potrzebne jest narzędzie ułatwiające planowanie wszystkich elementów wpływających na wykonanie usługi.

 

SKG dostarcza zaawansowane oprogramowanie KLEVAS klasy TMS (Transport Management System), które wspomaga firmę w zakresie obsługi transportu i spedycji całopojazdowej oraz drobnicowej, zarządzania flotą oraz planowania i optymalizacji tras przewozów. Zapewnia ono obsługę procesów w firmie transportowej i logistycznej – od rejestracji oferty przez zlecenia, monitorowanie pojazdów i kontenerów, fakturowanie, płatności i windykację, kontrolę kosztów, aż do wymiany danych z systemami zewnętrznymi, m.in. dowolnymi programami finansowo-księgowymi.

 

KLEVAS współpracuje z dowolnymi systemami monitoringu satelitarnego, przetwarzając bieżące informacje o pojazdach i dostarczając aktualnych danych o stanie ładunków. Alarmuje o wszelkich nieprawidłowościach w realizacji zleceń, pozwalając na niezwłoczne reagowanie i podejmowanie właściwych decyzji.

Korzyści:

  • usprawnienie obiegu informacji,
  • możliwość podziału pracy i kompetencji między pracowników,
  • optymalizacja przebiegu tras przejazdów,
  • kontrola rentowności wykonania usług,
  • ujawnienie miejsc powstawania zbędnych i nadmiernych kosztów.

 

Opis rozwiązania

Oprogramowanie instalowane jest na stacjach roboczych użytkowników, komunikując się ze wspólnym serwerem. System składa się z dwóch podstawowych elementów: bazowego modułu zarządzania zleceniami spedycyjnymi i modułu zarządzania flotą.

 

Klevas - program do zarządzania spedycją i transportem, system do zarządzania flotą - SKG

 

Podstawowe funkcje modułu zarządzania zleceniami spedycyjnymi:

  • obsługa spedycji całopojazdowej, drobnicowej i kontenerowej,
  • zarządzanie kontrahentami,
  • kojarzenie wolnych pojazdów i ładunków,
  • obsługa zleceń spedycyjnych i zleceń transportowych,
  • fakturowanie i rozliczanie usług,
  • rejestr dokumentów towarzyszących (CMR, dokumenty celne, reklamacje itp.),
  • kontrola poziomu zadłużenia zleceniodawców,
  • wymiana danych z zewnętrznym systemem FK,
  • import danych z dowolnych plików w formacie Excel.

Podstawowe funkcje modułu zarządzania flotą:

  • planowanie tras przejazdów według map elektronicznych,
  • planowanie kosztów wyjazdów,
  • rejestr taboru własnego i obcego, w tym normy paliwowe, wyposażenie, dokumenty, licencje i zezwolenia,
  • ewidencja kierowców,
  • zarządzanie i planowanie obsługi serwisowej, wymiany podzespołów i materiałów eksploatacyjnych o określonym czasie użytkowania,
  • rejestr opon (automatyczne naliczanie przebiegu każdej opony),
  • rejestr polis ubezpieczeniowych, rejestrowanie i rozliczanie szkód komunikacyjnych,
  • kontrola aktualności polis i badań technicznych,
  • komunikacja z systemem monitoringu satelitarnego pojazdów.

 

Przewagi systemu KLEVAS:

  • możliwość pracy na wielooddziałowej bazie danych,
  • możliwość współpracy i komunikacji z systemami informatycznymi użytkownika,
  • import danych z dowolnych plików wg definicji użytkownika,
  • obsługa wielowalutowości z automatycznym importem kursów walut z serwisów bankowych,
  • wielojęzyczny interfejs użytkownika,
  • możliwość emisji dokumentów w różnych wersjach językowych,
  • zaawansowany system uprawnień użytkowników, chroniący przed niepowołanym dostępem.

 

Case study

 System KLEVAS został wdrożony w firmie DTA Sp. z o.o. Po tygodniu od jego instalacji firma rozpoczęła pracę w nowym systemie, a implementacja zakończyła się po miesiącu.

Już w pierwszych dniach użytkowania zrezygnowano ze stosowanych dotychczas ręcznych narzędzi do obsługi zleceń. Wdrożenie systemu KLEVAS pozwoliło na eliminację wielu błędów, w szczególności wynikających z tzw. czynnika ludzkiego. Dzięki komunikacji z systemem księgowym usprawniono rozliczenia z klientami i obsługę finansową zleceń. KLEVAS pozwolił na maksymalizację efektywności pracy spedytorów. Skrócił się czas obsługi zlecenia od strony dokumentacyjnej i księgowej. Cała historia, dokumenty i ewentualne reklamacje dostępne są w jednym miejscu.