Elektroniczna obsługa procedur celnych

 

Postępująca globalizacja otwiera coraz to nowe rynki surowców, produktów, pracy i zbytu. Możliwość wymiany handlowej z innymi krajami sprawia, że firmy stają się bardziej konkurencyjne. Jednak aby utrzymać optymalną efektywność ekonomiczną prowadzonych procesów biznesowych, musimy dbać o to by zwiększenie intensywności handlu międzynarodowego nie spowodowało nadmiernego przyrostu nakładów na obsługę tych transakcji.

 

Aby przygotować rodzimy rynek do efektywnej międzynarodowej wymiany handlowej z zachowaniem obowiązków takich jak zapłata cła czy akcyzy, administracje poszczególnych krajów uruchamiają możliwość elektronicznej wymiany informacji z urzędami celnymi. Obecnie większość stworzonych w tym celu systemów celnych przyjmuje deklaracje celne wyłącznie drogą elektroniczną. Wymusza to na podmiotach, dokonujących transakcji międzynarodowych, stosowanie odpowiedniego oprogramowania lub korzystanie z kompetentnych pośredników – agencji celnych.

 

Narzędzia udostępniane przez administrację otwierają możliwość elektronicznej wymiany informacji, ale często nie uwzględniają złożoności procesu biznesowego po stronie firmy. Dlatego konieczne staje się wprowadzanie narzędzia dodatkowego, pełniącego rolę pośrednika czuwającego nad prawidłowością prowadzonych transakcji celnych i umożliwiającego komunikację z systemem informatycznym firmy, nawet gdy system po stronie administracji, czy też przepisy prawa ulegną zmianie.

 

Rozwiązanie

SKG już od lat 90-tych dostarcza rozwiązania wspomagające obsługę procedur celnych, które wykorzystywane są przez administracje państwowe oraz firmy uczestniczące w międzynarodowej wymianie handlowej.

 

Systemy te pozwalają całkowicie wyeliminować papierowe wersje dokumentów celnych i usprawnić komunikację między urzędem celnym a firmą. Przy lawinowo rosnącej liczbie transakcji pozwoliły one:

  • obniżyć koszt ich obsługi,
  • zwiększyć efektywność kontroli,
  • uprościć procedury.

 

Oprogramowanie, udostępniane on-line w ramach usługi Wrota Celne, ma na celu umożliwienie komunikacji ze wszystkimi systemami Polskiej Służby Celnej za pośrednictwem jednego interfejsu, dostosowanego do wymagań klienta i istniejących u niego rozwiązań. Wrota Celne obejmują również swym zasięgiem systemy innych krajów Unii Europejskiej.

Aplikacja ta umożliwia tworzenie i wysyłanie do właściwych systemów celnych dokumentów elektronicznych:

  • Polska:

  • Deklaracje importowe (CELINA),
  • Zgłoszenia eksportowe (ECS),
  • Dokumenty e-AD i raporty odbioru wyrobów akcyzowych (EMCS),
  • Przywozowe deklaracje skrócone (ICS),
  • Deklaracje tranzytowe i zawiadomienia o przybyciu towarów (NCTS),
  • Zapytania o saldo i użycie gwarancji (OSOZ),
  • Deklaracje w podatku akcyzowym (ZEFIR),

 

  • Niemcy:

  • Deklaracje tranzytowe dla przemieszczeń, rozpoczynanych w Niemczech (NCTS ATLAS),

 

  • Czechy:

  • Przywozowe deklaracje skrócone przed wprowadzeniem towarów na obszar UE przez Czechy (ICS AIS),

 

  • Słowacja:

  • Zgłoszenia eksportowe wywozu towarów poza obszar UE, rozpoczynającego się w Słowacji (ECS),

 

  • Białoruś:

  • Informacje wyprzedzające przy wwozie towarów na obszar Eurazjatyckiej Unii Celnej przez granicę białoruską (EPI).

 

Korzyści

Usługa Wrota Celne znacznie usprawnia obsługę komunikacji z systemami administracji celnej dzięki:

  • możliwości tworzenia dokumentów oraz wysyłania komunikatów do systemów administracji celnej w formacie wymaganym przez administrację celną danego kraju,
  • funkcji automatycznego tworzenia wątków korespondencji związanych z jedną sprawą oraz przedstawiania ich w formie graficznej,
  • możliwości przygotowywania w prosty sposób powtarzalnych dokumentów poprzez korzystanie z opcji „szablony” oraz dostęp do danych referencyjnych,
  • możliwości importowania dokumentów z własnych aplikacji,
  • obsłudze procedury awaryjnej oraz możliwości wydruku papierowych wersji dokumentów,
  • wstępnej walidacji dokumentów przed ich wysłaniem do systemów celnych,
  • możliwości zarządzania rejestrem spraw z łatwym dostępem do spraw bieżących i zakończonych,
  • dostępności raportów i ewidencji,
  • usłudze profesjonalnego wsparcia technicznego i merytorycznego zapewniającego pomoc w tworzeniu i wysyłce dokumentów,
  • dostępowi do konta przez dowolną liczbę użytkowników – bez dodatkowych opłat,
  • jednej aplikacji do obsługi wielu typów transakcji.

 

Opis rozwiązania

Na rozwiązanie to składają się dwa komponenty:

  • Wizualny Interfejs Wrót Celnych,
  • Niewizualny Interfejs Wrót Celnych.
Wrota Celne - system celny, oprogramowanie celne, import, eksport, tranzyt - SKG

Rysunek 1: Schemat poglądowy połączenia Wrót Celnych z innymi systemami

 

Wizualny Interfejs Wrót Celnych jest dostępną on-line aplikacją udostępnianą w formie usługi (SaaS) służącą do przygotowywania i wysyłania elektronicznych dokumentów do systemów celnych, a także kontrolowania aktualnego stanu obsługi poszczególnych spraw. Aplikacja ta realizuje następujące funkcje:

  • generowanie elektronicznych dokumentów o strukturze danych wymaganej przez systemy celne,
  • importowanie ww. dokumentów utworzonych za pomocą innych aplikacji,
  • zapisywanie szablonów dokumentów i korzystanie z nich podczas tworzenia dokumentów,
  • wysyłanie komunikatów do systemów celnych za pośrednictwem Niewizualnego Interfejsu Wrót Celnych.
  • odbieranie komunikatów zwrotnych z systemów celnych,
  • wiązanie zarejestrowanych dokumentów, wysłanych i odebranych komunikatów w całość sprawy,
  • automatyczna kontrola aktualnego stanu obsługi sprawy,
  • możliwość wyszukiwania dokumentów i komunikatów.

 

Sercem systemu jest Niewizualny Interfejs Wrót Celnych, który ma za zadanie pośredniczyć w automatycznej komunikacji pomiędzy aplikacjami klientów a różnymi systemami celnymi. Komponent ten realizuje następujące funkcje:

  • odbieranie komunikatów z aplikacji klienta, przeznaczonych dla systemów celnych,
  • wysyłanie tych komunikatów do systemów celnych z gwarancją dostarczenia,
  • odbieranie komunikatów zwrotnych z systemów celnych i łączenie ich z odpowiednimi wysłanymi komunikatami,
  • przekazywanie do aplikacji klienta komunikatów odebranych z systemów celnych.

 

Przewagi:

  • zunifikowany interfejs do obsługi wszystkich systemów celnych,
  • możliwość współpracy i komunikacji z systemami informatycznymi użytkownika,
  • zintegrowana obsługa podpisu elektronicznego, umożliwiająca podział kompetencji przy dokonywaniu zgłoszeń celnych i wysyłaniu deklaracji akcyzowych,
  • koszty użytkowania uzależnione od liczby obsłużonych spraw,
  • możliwość pracy dowolnej liczby użytkowników na dowolnym stanowisku.

 

Case study

Wdrożenie usługi Wrota Celne u jednego z dużych producentów wyrobów akcyzowych pozwoliło zoptymalizować koszty, związane z obsługą zabezpieczeń przemieszczeń akcyzowych. Zabezpieczenie to blokowane jest na czas transportu wyrobu akcyzowego pomiędzy składami podatkowymi w kraju. Zastosowanie Wrót Celnych pozwoliło na zamykanie procedury przemieszczenia wyrobów akcyzowych w systemie EMCS natychmiast po dostarczeniu ich do składu przeznaczenia. Zwolniona w ten sposób gwarancja może być użyta w tym samym momencie do uruchomienia kolejnego transportu.

 

Użycie Wrót Celnych do komunikacji z systemem kontroli eksportu ECS pozwoliło na znaczne oszczędności w wielu sklepach internetowych przy obsłudze potwierdzenia wywozu. Dzięki temu końcowy klient z kraju trzeciego otrzymuje przesyłkę z zerową stawką podatku VAT nieznacznie obciążoną kosztem obsługi celnej. W transakcji z udziałem agencji celnej koszt obsługi celnej niejednokrotnie przekraczał wartość samego towaru.

 

Referencje

„Obsługuję całodobowo kilka podmiotów na kilkunastu kontach w systemie EMCS z kilku miejsc w Polsce. Miesięcznie jest to około 2.000 załatwionych komunikatów ARC. Wrota celne są idealnym narzędziem do obsługi, ale przede wszystkim do nadzorowania poprawności przesyłek w zawieszonej akcyzie szczególnie przy tak wrażliwym towarze jak paliwa i inne wyroby petrochemiczne. Zestawienia, raporty są wartością dodaną, jako profesjonalista polecam profesjonalne rozwiązania we Wrotach Celnych.”
Artur Krawczyk
Właściciel firmy AGAART

 

„Niniejszym mamy przyjemność oświadczyć, że nasza firma współpracuje z firmą SKG S.A. z siedzibą w Bielsku-Białej w zakresie kompleksowej obsługi system EMCS i korzysta z jej rozwiązania, jakim są Wrota Celne od 2010 r., wymieniając komunikaty z systemami administracji celnej EMCS, OSOZ i ZEFIR. Specjalnie na nasze potrzeby firma SKG S.A. przygotowała interfejs wymiany danych między systemem SAP a Wrotami Celnymi. Dzięki temu rozwiązaniu deklaracje e-AD są uzupełniane danymi z SAP, co przyczyniło się do skrócenia czasu przygotowania deklaracji i wyeliminowało ryzyko popełnienia błędu. Świadczona przez firmę SKG S.A. usługa wsparcia przez Service Desk jest wykonywana w sposób fachowy, a pracownicy wykazują wysoki poziom profesjonalizmu, sumienności i rzetelności w trakcie rozwiązywania bieżących problemów. Na podstawie powyższych spostrzeżeń oceniamy naszą współpracę bardzo pozytywnie i jesteśmy przekonani, iż będzie się ona nadal rozwijała w tak zadawalający sposób.”
Marek Włoch
Prokurent w Grupie Żywiec S.A.

 

„W TanQuid Polska korzystamy z Wrót Celnych od początku ich udostępnienia. W bieżącej działalności korzystamy z modułu EMCS oraz OSOZ i Akcyza. Obsługa programu jest w dużej części intuicyjna, nie stwarza problemów, a gdy one wystąpią wystarczy kontakt do Help Desku. Obsługa Help Desku zasługuje na pochwałę, wszelkie zgłoszone problemy były rozwiązywane na bieżąco i skutecznie.”
Antoni Piech
Specjalista ds. akcyzowo-celnych w TanQuid Polska Sp. z o.o.