Zarządzanie gotówką w punktach handlowych

 

W organizacjach handlowych istotnym problemem jest organizacja obrotu gotówką, która mimo gwałtownego rozwoju płatności elektronicznych, stanowi nadal spory procent płatności realizowanych w sklepie. Logistyka strumienia pieniędzy staje się zagadnieniem równie ważnym jak logistyka towarów. Ze względu na dużą wartość gotówki i łatwą jej przenaszalność procesom tym towarzyszyć muszą szczególne względy bezpieczeństwa, co ponosi za sobą dodatkowe koszty i niedogodności. Po skończonej zmianie lub po zamknięciu sprzedaży dziennej należy rozliczyć kasjerów z utargu, co wydłuża czas pracy. Walory muszą być bezpiecznie pobrane od kasjerów, przeliczone, sprawdzone co do ich autentyczności, zabezpieczone. Trzeba odliczyć pogotowie kasowe na następny dzień, po czym przekazać nadwyżkę konwojentom. Konwojenci przewożą gotówkę do banku, bank ponownie przelicza, sprawdza, zabezpiecza i dopiero wtedy następuje uznanie rachunku bankowego. Żeby rozwiązać wiele z tych problemów, w latach ’90 opracowano rozwiązanie zwane Remote Cash Capture (RCC). Dzięki niemu kasjerzy składają utarg w inteligentnym sejfie, który sprawdza i liczy monety i banknoty. Pozwala to na znaczne skrócenie czasu potrzebnego do przeliczenia gotówki i zwiększa prawdopodobieństwo wykrycia fałszywych banknotów i monet, a zdeponowana gotówka natychmiast uznawana jest jako środki na rachunku bankowym. Znacznemu skróceniu ulega również proces przygotowania pogotowia kasowego przy rozpoczęciu zmiany, bo sejf robi to sam. SKG, opracowując Wrota Gotówki, wzbogaciło to rozwiązanie o integrację sejfów z systemem front office (FOS) oraz o moduł zarządzania płatnościami, który umożliwia porównanie stanu gotówki z sejfu inteligentnego z transakcjami na kasie i automatyczne rozliczenie kasjera.

 

Wrota Gotówki

Wrota Gotówki są usługą klasy RCC, łączącą różnych producentów inteligentnych sejfów, producentów rozwiązań FOS, firmy handlowe, konwojentów oraz banki, zapewniającą pełną automatyzację procesu obsługi gotówki w placówkach handlowych oraz rozliczeń kasjerów w sklepie. Rozwiązanie składa się z trzech podstawowych elementów:

  • inteligentnego sejfu (lub grupy sejfów obejmującej sejf główny i sejfy kasjerskie) w punkcie sprzedaży,
  • szyny komunikacyjnej zapewniającej bezpieczną wymianę informacji pomiędzy sejfami, oprogramowaniem FOS, systemami bankowymi oraz firmami konwojenckimi,
  • oprogramowania dostępnego w chmurze lub w postaci dedykowanej instalacji.

 

Korzyści:

  • automatyczne, natychmiastowe księgowanie na koncie bankowym gotówki zrzuconej przez kasjera do sejfu w punkcie sprzedaży,
  • znaczne zmniejszenie liczby transportów gotówki do banku z zachowaniem stanu gotówki na rachunku bankowym,
  • wprowadzenie systemu automatycznego i samodzielnego rozliczania kasjerów,
  • znaczne oszczędności czasu potrzebnego do rozliczenia gotówki kasjera i przygotowania pogotowia kasowego,
  • eliminacja błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych,
  • eliminacja nadużyć możliwych przy ręcznej rejestracji danych,
  • pełna kontrola i podgląd na bieżąco stanu gotówki w sklepach,
  • w przypadku takiej franczyzy, gdzie właścicielem gotówki w punkcie franczyzowym jest franczyzodawca – pełna kontrola nad przebiegiem gotówki w sieci.  

 

Architektura rozwiązania

Logiczną architekturę systemu ilustruje poniższy rysunek.

Wrota Gotówki

Rysunek 1 Architektura Systemu

 

Zdarzenia związane z wpłatami i wypłatami w sejfie są powiązane z procesami obiegu gotówki i innych środków płatniczych w sklepie. Dzięki takiemu połączeniu możliwe jest zautomatyzowanie przygotowania, wydania pogotowia kasowego dla kasjerów oraz jego rejestracji w kasie przy rozpoczęciu zmiany, automatyczne rejestrowanie wpłat nadmiaru gotówki z szuflad oraz końcowe rozliczenie zmiany kasjera z automatycznym zbilansowaniem stanu szuflady z przebiegiem dziennej sprzedaży.

 

Wszystkie zdarzenia są rejestrowane w sejfach lub module FOS i przekazywane do aplikacji Wrota Gotówki, stanowiącej narzędzie do zarządzania i kontroli wszystkich sklepów przez Dział Finansowy. Zdarzenia przekazane ze sklepu dostępne są w formacie umożliwiającym analizę stanu oraz przepływu gotówki w sieci sklepów. Dane te zasilają także systemy bankowe. Są one również na poziomie Wrót Gotówki automatycznie agregowane do odpowiednich dokumentów KP/KW, które następnie mogą być analizowane w aplikacji Wrót na zasadzie drill-down.

 

Na poziomie dokumentów KP/KW sklep ma możliwość:

  • uzupełnić obraz przepływu środków o zdarzenia nie rejestrowane automatycznie,
  • zapewnić krzyżową kontrolę innych form płatności poprzez ponowną weryfikację kuponów, bonów itp.

 

Dokumenty KP/KW grupowane są w zbiorcze raporty dzienne i okresowe z funkcją drill-down. Zaakceptowane raporty okresowe są przekazywane do konfigurowalnego interfejsu FK.

 

System umożliwia ustawianie parametrów pracy i autoryzacji na podstawie zdefiniowanych reguł wspólnie dla sieci, podsieci lub pojedynczego punktu sprzedaży. Inteligentny sejf posiada duże możliwości przydzielania dostępu do poszczególnych jego części. Udostępnia on pełną informację o zdarzeniach, która widoczna jest u właściciela biznesowego części bądź całości sieci sprzedaży.

 

System może też generować alarmy w sytuacjach, kiedy gotówka wypłacona z punktu sprzedaży nie dotrze do sejfu głównego w określonym czasie.

 

Aplikacja Wrota Gotówki

Aplikacja dostępna w chmurze umożliwia sprawowanie kontroli nad środkami płatniczymi, wizualizację zdarzeń, które nie wynikają z działań i operacji w sklepach, korygowanie pomyłek i zlecanie wykonania koniecznych operacji zarówno do sklepów, jak do innych jednostek organizacyjnych sieci. Wrota Gotówki są niezależną aplikacją, współpracującą z istniejącymi elementami struktury informatycznej w sieci (oprogramowanie POS/FOS, system centralnego zarządzania siecią sprzedaży, system FK) lub jest jednym z modułów zintegrowanego systemu do zarządzania siecią handlową eSAMBO.

 

Zadania realizowane w aplikacji, to m.in.:

  • konfiguracja struktury biznesowej obsługiwanej sieci sklepów/jednostek organizacyjnych,
  • definiowanie użytkowników i uprawnień,
  • zarządzanie zasadami obiegu gotówki w sklepach takimi jak:
    • określenie poziomów pogotowia kasowego dla poszczególnych grup użytkowników,
    • definiowanie dopuszczalnych poziomów gotówki na poszczególnych poziomach (szuflada, depozyt stanowiskowy, sejf sklepowy),
    • definiowanie ról sejfów stanowiskowych (rozszerzenie szuflady kasjera lub filia sejfu głównego),
  • rejestrowanie wszystkich zdarzeń związanych z obiegiem gotówki i innych środków płatniczych w każdym sklepie:
    • wydanie pogotowia kasowego oraz rozpoczęcie zmiany kasjera,
    • sprzedaż detaliczna w rozbiciu na formy płatności,
    • rozliczenie zmiany i przyjęcie utargu,
    • wpłaty i wypłaty z sejfu,
    • transport gotówki przez konwojentów,
    • wydatki na potrzeby własne sklepu,
    • krzyżowa kontrola innych form płatności,
  • współpraca z systemem bankowym,
  • tworzenie i zatwierdzanie dokumentów zleceń operacji finansowych,
  • tworzenie raportów dziennych, tygodniowych i miesięcznych dla punktu obrotu gotówką,
  • generowanie zestawień dla księgowości,
  • automatyczny transfer danych do systemów FK,
  • generowanie zestawień dla menedżerów biznesowych i kontrolerów.