Analiza danych do celów audytowych

Analiza danych i zarządzanie ryzykiem

W dobie powszechnego wykorzystania systemów informatycznych do zarządzania procesem, działem lub organizacją, kluczowe staje się zderzenie danych z kilku systemów i wskazanie ewentualnych różnic w miejscach gdzie ich nie powinno być. Niepewne i zmienne otoczenie biznesowe stawia dodatkowo przed specjalistami działającymi w obszarach audytu, ryzyka,

compliance oraz kontrolingu szereg nowych wyzwań, które koncentrują się przede wszystkim na dogłębnej analizie danych i ciągłym monitoringu oraz usprawnianiu procesów w organizacji.

 

Aby to osiągnąć szczególnie przydatna okazuje się technologia analityczna, która umożliwia automatyzację procesów audytu i monitoringu. Dostarcza ona wzorce i dobre praktyki audytowe płynące z wieloletniego doświadczenia projektów w dużej liczbie organizacji. Wyniki kontroli prowadzonej za pomocą takiej technologii dają wgląd w przyczyny wciąż rosnącego ryzyka, którego źródła nieustannie się zmieniają.

 

Posiadanie różnych niezintegrowanych ze sobą narzędzi do pobierania danych, ich analizy oraz zarządzania wynikami może wpływać niekorzystnie na efektywność procesu analizy. Zwiększa to czasochłonność wykonywanych czynności oraz stwarza zagrożenie pominięcia zaistniałych luk, wyjątków lub niezgodności.

 

Wykorzystywanie narzędzi takich jak arkusze kalkulacyjne lub też moduły audytu oferowane wraz z systemami klasy ERP cechuje się szeregiem ograniczeń i dość ubogą funkcjonalnością. Nierzadko funkcje audytowe wewnątrz systemu ERP posługują się tą samą logiką, która działa w systemie transakcyjnym, co ogranicza możliwość wykrycia błędu w procesie, algorytmie czy w danych.

 

Rozwiązanie

SKG od 2004 roku dostarcza rozwiązania audytowe do największych organizacji wykonujących audyty i kontrole w Polsce, takich jak Najwyższa Izba Kontroli, Regionalne Izby Obrachunkowe czy organy kontroli skarbowej. Przygotowany zestaw oprogramowania, które pozwoli usprawnić procesy audytowe i zarządzania ryzykiem, jest niezależny od wielkości i dojrzałości organizacji oraz wykorzystywanego systemu transakcyjnego.

 

Korzyści

Dzięki implementacji mechanizmów audytu i kontroli, nasi klienci osiągają niejednokrotnie wielomilionowe oszczędności, m.in. przez:

  • identyfikację podejrzanych transakcji,
  • wykrycie oszustw i nadużyć,
  • wyeliminowanie podwójnych płatności,
  • skrócenie cyklu rozliczeń z dostawcami,
  • usprawnienie procesów zarządzania uprawnieniami pracowników,
  • poprawę jakości danych przechowywanych w systemie.

 

Opis rozwiązania

SKG przygotowała zestaw oprogramowania dwóch dostawców: ACLTM oraz dabTM.

 

Zamiast powszechnie stosowanego podejścia rewolucyjnego, które niejednokrotnie nie sprawdza się z powodu zbyt dużego skomplikowania, rodzina produktów ACLTM obejmuje trzy rozwiązania, przyjmujące podejście ewolucyjne. Pozwalają one organizacjom zaoszczędzić czas i zabezpieczyć się za pomocą sprawdzonych narzędzi:

 

Analiza danych – analiza ad-hoc populacji danych celem wykrycia nieprawidłowych operacji z perspektywy norm biznesowych, standardów kontroli wewnętrznej lub wymogów prawnych;

 

Ciągłe monitorowanie – cykliczne analizy danych transakcyjnych, zaprojektowane jako system wczesnego ostrzegania przed nieprawidłowościami w celu zapobiegania skutkom biznesowym lub ich łagodzenia;

 

GRC – pomiar i zarządzanie ryzykiem oraz wydajnością mechanizmów kontrolnych w stosunku do przyjętych celów biznesowych oraz przepisów i norm;

 

Rodzina produktów dabTM to zintegrowane oprogramowanie działające na dwóch płaszczyznach:

 

dab:ExporterTM – ekstrakcja i pobieranie nieograniczonej ilości danych z systemu SAP®;

 

dab:FastForwardTM – analiza danych z systemu SAP® z wykorzystaniem sprawdzonych predefiniowanych testów analitycznych.

 

Narzędzia ACLTM jak i dabTM mogą być wykorzystywane zarówno do analiz ad hoc jak i jako element zautomatyzowanego podejścia do ciągłego monitorowania.

 ACL, dab - zestaw oprogramowania do zarządzania audytem i ryzykiem - SKG

Przewagi ACLTM:

  • wgląd w strategiczne ryzyka i wyniki analiz dla kadry zarządzającej,
  • efektywne zarządzanie projektami w działach audytu, zarządczych i compliance,
  • raportowanie wyjątków za pomocą interaktywnych pulpitów informacyjnych,
  • łatwy dostęp do dowolnego źródła danych i ich analiza na jednej platformie dedykowanej audytowi i kontroli,
  • analiza pełnego zakresu danych zamiast pracy na subiektywnych próbach,
  • automatyczny zapis każdego kroku analitycznego wraz z odtworzeniem ścieżki dotarcia do informacji,
  • ciągłe monitorowanie danych transakcyjnych w celu wykrycia nieprawidłowości w momencie ich wystąpienia i natychmiastowej reakcji,
  • automatyzacja procesu zarządzania wyjątkami,
  • znaczne zwiększenie efektywności procesu audytu i analizy.


Przewagi dabTM:

  • ekstrakcja danych z systemu SAP® R/3TM bez ingerencji lub z minimalną ingerencją w pracę systemu,
  • przetwarzanie Big Data z systemu SAP®,
  • szyfrowanie poufnych oraz wrażliwych danych i ich wykorzystanie do analizy z zachowaniem pełnej ochrony,
  • różnorodne formaty wynikowe danych w tym również ACL AnalyticsTM, ACL AXTM, CSV czy Microsoft SQL ServerTM,
  • ponad 170 gotowych analiz, dzięki czemu użytkownicy mogą szybciej osiągnąć wymagane wyniki.

 

Referencje

 

Analiza Danych – ACL™ Analytics

Aplikacja ACL wykorzystywana jest w Obszarze Audytu Wewnętrznego Banku Zachodniego WBK S.A. (dawniej Kredyt Banku S.A.) od prawie 10 lat. Dzięki aplikacji ACL, a dokładniej dzięki możliwości budowania skryptów, udało się nam całkowicie zautomatyzować pracę związaną z cyklicznym raportowaniem, redukując poświęcony na to czas z 4 dni do 1/4 dnia. Dodatkowo ACL niejako „zrewolucjonizował” podejście audytu do zadań/czynności opartych na bazach danych, czy tez raportach otrzymywanych od audytowanych. Obecnie zdecydowana większość analiz (około 95%) wykonywana jest z wykorzystaniem funkcjonalności ACL’a*
* dotyczy pracowników post Kredyt Banku SA.

Bank Zachodni WBK

 Łukasz Fibakiewicz
Obszar Audytu Wewnętrznego
Departament Audytu IT
Bank Zachodni WBK

 

Analizy danych z wykorzystaniem ACL pozwalają na sprawniejsze i skuteczniejsze przeprowadzenie testów audytowych, co w rezultacie przekłada się na wysokiej jakości wyniki pracy Audytu Wewnętrznego i postrzeganie Departamentu w Banku. Niezaprzeczalnym atutem ACL jest możliwość przetworzenia dużych zbiorów danych dostarczanych w różnorodnych formatach oraz zapewnienie śladu audytowego potwierdzającego sposób przeprowadzenia analizy.

Santander

Tomasz Lewicki
Departament Audytu Wewnętrznego
Starszy Audytor IT
Santander Consumer Bank S.A.

 

Ciągłe Monitorowanie – ACL™ Analytics Exchange

Oprogramowanie ACL wykorzystaliśmy do zbudowania zautomatyzowanego monitoringu wspierającego działania mające na celu ograniczanie strat. Zadania uruchamiana są zgodnie z zaplanowanym harmonogramem, od kilkudziesięciu razy dziennie do raz w miesiącu. Pobierają dane z baz, analizują je według ustalonych reguł i wysyłają alerty w przypadku znalezienia wyjątków wymagających podjęcia działań. Korzystając z ACL możemy szybko reagować na zmieniającą się sytuację i modyfikować lub rozszerzać zadania monitorujące we własnym zakresie, przy niewielkich kosztach.

ING

Wojciech Tokarski, CIA, CFSA, CFE, ACDA
Departament Przeciwdziałania Oszustwom
ING Bank Śląski SA

 

Niniejszym, mamy przyjemność potwierdzić, że Leroy Merlin Polska z sukcesem korzysta z rozwiązań ACL™ dostarczanych przez firmę SKG S.A.
W roku 2011 rozpoczęliśmy pracę na platformie ACL™ Desktop. Po niespełna roku, ze względu na ilość danych, raportów oraz potrzeby i możliwości, które się pojawiły, rozpoczęliśmy przygotowania do pracy na platformie ACL™ Analytics Exchange.

Od 2013 roku testy analityczne budujemy i przeprowadzamy na platformie ACL™ Analytics Exchange. Oprogramowanie ACL wykorzystujemy także w procesach kontroli spójności danych międzysystemowych, monitoringu płatności, monitoringu rozliczeń z dostawcami, począwszy od cen zakupu aż do rozliczeniach międzyokresowych.
Z rozwiązań ACL™ korzystają w naszej firmie Dział Audytu, Dział Rozliczeń z Dostawcami oraz Dział Supply Chain. Obecnie rozważamy poszerzenie współpracy o aplikacje zarządzania projektami i kontrolę ryzyka (ACL™ GRC).
Wdrożone rozwiązania ACL™ pozwoliły nam na znaczne oszczędności, zarówno w nakładach pracy, jak i osobowych oraz umożliwiły dokonanie wielu analiz, które wcześniej nie mogły być przeprowadzone, co w efekcie przyniosło również wysokie oszczędności finansowe.
Audyty przeprowadzone w Dziale Księgowości z użyciem ACL™ są honorowane przez Audytorów zewnętrznych i Audytorów GRUPY ADEO.
Współpraca z firmą SKG S.A. przebiega bez zastrzeżeń, począwszy od dostawy oprogramowania, poprzez dedykowane szkolenia dla pracowników, pomoc we wdrożeniu i konsultacje z ekspertami. Profesjonalne szkolenia i pomoc w okresie początkowym pozwoliły nam na uniezależnienie użytkowników końcowych od Działu Informatyki.

LeroyMerlin

Paweł Rzepka
Kontroler Zarządzania Supply Chain
Leroy Merlin Polska Sp. z o.o.